Toplantılarınızı Daha Verimli Hale Getirin

2019-09-16 09:38:38

Toplantılarınızı Daha Verimli Hale Getirin

İşte Yirmi + Bir İpucu

Toplantı saatini daha verimli kullanmak her zaman bir öncelik olmuştur. Bugün bile, en son araç ve teknolojilerle, ekiplerin birlikte geçirdiği zamandan en iyi şekilde yararlanmaya çalışıyoruz.

Bunu akılda tutarak, toplantılarınızı nasıl daha etkili ve verimli hale getireceğiniz konusunda bir değerlendirme yaptık. İşte önerilerimiz:

1)  Rutin ekip toplantıları 15-20 dakikadan fazla sürmemelidir.

2)  Tüm uzak katılımcılar için video kullanımı toplantıyı verimli tutarken uzak katılımcılar kendilerini daha meşgul hissederler.

3)  Önce önemli karar konularını ele alın, sonra da en son bilgi güncellemelerini.

4)  Yüz yüze toplantıları etkili bir şekilde planlayın (mümkünse hepsini aynı gün içinde planlayın). O günü yüzyüze toplantılarla doldurun.

5) Toplantıya davet edilen herkesle özel olarak konuşun ve önceden bir çözüm planlayın.

6) Çözümünüzü toplantı öncesinde kilit kişilere önerin ve planınızı doğrulamak için kısa bir konferans veya web toplantısı önerin.

7) Birisi bir toplantı talep ederse, o zaman evde gitmeden önce ve kısa zamanda bitirmeyi teşvik etmek için 30 dakika planlayın.

8) Toplantıya ulaşmak için belirli hedeflerle başlayın. Toplantıyı eylem öğeleri, sahibi ve son tarihi ile kapatın.

9) Bir fincan sıcak kahve, gündem, beklenen toplantı sonuçları, sonuç, katkı.

10) Neyin hedef olduğunu veya elde edilmesi gereken sonucu bilin.

11) Toplantıların bir gündemi ve planlanmış bir bitiş zamanı olmalı. Yan konulardan kaçının.

12) Katılımcılar kendilerini toplantıdan önce hazırlamalıdırlar.

13) Bir toplantıya katılmak yalnızca mantıklı bir nedeniniz varsa anlamlıdır.

14) Net bir gündem ve amaç ile başlamalı, tüm kişilerin aktif olması ve kişilerin katkısını takip etmek için toplantıya başkanlık eden kişilerin olması önemlidir.

15) Başarılı bir toplantı aktif insanlar gerektirir. Toplantılarda her zaman sessiz kalıyorsanız bir sonrakine katılmayın.

16) Toplantı gündeminde katı bir zaman görevlisi belirleyin ve programa saygı gösterin.

17) Hepsinden önemlisi, her katılımcının paylaştığı iyi tanımlanmış bir amaç olmalıdır.

18) Gündemi ve katılımcıları önceden bildirin, konuya odaklanın, yan tartışmalardan kaçının, zamanında başlayın, zamanında bitirin. Toplantı sonrası kısa toplantı notları verin.

19) Gündem ve toplantı tutanakları. Temel ama her zaman yapılaması gereken doğru şeylerdir.

20)  Açık bir gündem yoksa ve bir şeyler yapılması için bir plan yoksa, toplantıya gerek yoktur.

+1) Uzak katılımcılarınızın da olduğu toplantılarınızda Unify tümleşik iletişim ve işbirliği araçlarına güvenin

DVA Bilgi Teknolojileri A.Ş., Gokhan Gozutok, Genel Müdür Yardımcısı